”クラスの保護者全員宛に児童の成績を誤送信”って、さすがにヤバイだろ・・・。

 ネットのニュースを見ていると、クラスの保護者全員宛に児童の成績を誤送信したという記事がでていました。記事によると、学級担任がクラスの保護者全員に翌週の時間割をメールで送信しようとしたろところ、成績を誤送信したようです。

教師を責めるのはかわいそうだという意見もあるようですが、個人情報を含むデータを誤送信するなんて、社会人としては最大のミスですね。これは「かわいそう」で済むレベルじゃないと思います。
一般な企業なら重大な事故です。

それにしても、時間割なんてメールで送る必要があるんですかね。
たとえば

• 専用のWEBサイトを作って、保護者のみログインできるようにする。
• 必要な情報はWEBサイト上の掲示板にアップする
• 保護者にはWEBサイトで確認をするようにメールする
• 個人情報を含むデータは持出ができないような制御をかける

とするだけでも、誤送付や個人情報の漏えいを防げるのでは？
そういうシステムを構築するのが難しいのであれば、添付ファイルの送信には、校長や教頭などの承認がないと送信できないような仕組みにすることだってできるはず。

そもそものところで、送信者のリテラシーの低さと、それを防ぐためのシステムが存在しなかったことが問題かと思います。
民間の会社（特に大きな会社）であれば、システム的な制御をかけて誤送信や個人情報の漏えいを防いでいます。

ちなみに、私が誤送信防止のためにやっていることは

1. 送信するメール専用に〇〇宛_YYMMDDというフォルダを作って、そこに送信するファイルを格納
2. 格納したファイルの内容を確認し個人情報などが含まれていないことを確認。
3. メールを送信するときにはメールのソフトと、このフォルダのみを画面に表示
4. メールの文面はメモで予め作成してからメールソフトに貼り付け。
   
5. 送信するファイルのファイル名が間違いないかを確認
6. メールの内容と宛先を確認してから、最後にファイルを添付する

という作業をしています。
そして、実際に送信をするときには「ながら仕事」はしないことにしています。それは注意が散漫になったり、誤って送信ボタンを押してしまうリスクを防ぐためです。
正直、時間はかかりますが、それぐらいの注意を払ってメールを送るものだし、送信ボタンを押すときには毎回緊張しています。